Conduite de réunion

Introduction

Utilité des réunions

1. Partager un même niveau de connaissance sur un sujet/problème.
2. Décider collectivement : décisions acceptées plus facilement par tous.

Essentielle pour

1. Souder une équipe
2. Créer une dynamique collective
3. Susciter la coopération dans une équipe

Réunions chronophages et inutiles ?

40 à 70% du temps passé en réunion

70% Réunions jugées inutiles

Réunion efficace

Une réunion efficace est :

• brève
• indispensable (contenu / personnes)
• action / décision

Conduite de réunion

Une conduite de réunion doit :

• être méthodique
• éviter la routine
• accepter la critique
• favoriser l’innovation

Sur-organisation

Une sur-organisation des réunions inefficaces :

• permet les disgressions fructueuses ou nécessaires
• ne pas minuter toutes les interventions
• savoir qu’une réunion peut ne pas aboutir parfois.

Il faut éviter l’excès de discipline pour favoriser l’expression de tous.

Avant la réunion

Opportunités de réunion

L’objectif doit être clair et précis :

• Information
• Contribution
• Décision

Une réunion est plus efficace que les autres moyens de communication :

• Meilleure compréhension
• Réactions immédiates
• Initiatives possibles

Périmètre de la réunion

Nombre restreint: uniquement les personnes concernées.

2h maximum en général

Ordre du jour précis

Salle choisie selon les besoins

Convocations

Document préparatoire.

Demande d’une réflexion voir d’une contribution.

Participants à priori concernés lors de la réunion.

Méthode

1. Réunion d’information descendante
2. Réunion d’information ascendante
3. Réunion coopérative organisant une mission
4. Réunion collaborative pour résoudre un ou plusieurs problème(s)
5. Réunion collaborative pour discuter

Quelle que soit la méthode, il faut favoriser les réunions en intelligence collective.

Rôles :

1. Facilitateur : Définit l’objectif ; définit la structure ; invite à participer ; délègue des rôles
2. Gardien du temps : participe ; annonce le temps ; recadre
3. Méta : participe ; observer la dynamique de groupe ; recadre
4. Leader : participe ; propose des idées ; partage sa vision
5. Participant : participe ; donne son opinion
6. Décisionnel : participe ; note les décisions ; recadre

Concernant les réunions dans lesquelles l’avis des participants est demandé : se rappeler trois points :

1. Pensée de groupe moyennement créative : Favoriser les aller-retours ; réflexion individuelle / en groupe ; “Brainwriting 6-3-5” plus efficace que le brainstorming
2. Personnes ayant déjà travaillé ensemble ET quelques nouveaux venus
3. Lieu parfois déterminant

Schéma du "Brainwriting 6-3-5"

QQOQCP

1. Qui ?
2. Quoi ?
3. Où ?
4. Quand ?
5. Comment ?
6. Pourquoi ?

À faire avant et pendant (fil conducteur, prises de notes).

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Pendant la réunion

Formalités pour bien commencer

• Ambiance conviviale
• Pas de contact avec l’extérieur
• Tour de table possible
• Rapporteur désigné (qui prend des notes)
• Émargement possible (ex. une réunion officielle)
• Rappel de l’ordre du jour

Points importants abordés au début

• concentration maximale
• pas de risque de les traiter rapidement à la fin

État d’esprit et attitude

**Organisateur.trice :

• Exactitude
• Centrage
• Synthèses partielles

Participant.e :

• Participation de tous
• Écoute
• Échange larges
• Effort d’originalité

Deux cas délicats

Gérer les conflits

• S’attaquer aux problèmes, pas aux personnes
• Dédramatiser
• Apporter des explications

Absence de participation

Recherche les obstacles cachés

Obstacles possibles

• Antagonisme entre personnes
• Conflit d’autorité
• Conformisme

Bien communiquer pour rendre efficace une réunion

Communication efficace :

1. Être clair, créer des documents facilement utilisables.
2. Ne pas s’approprier les idées des autres
3. Reconnaitre les initiatives
4. Mettre en avant les avantages concrets
5. S’appuyer sur les personnes motivées
6. Communiquer sur l’avancée du projet

Rédaction d’un relevé de décisions

Date de la prochaine réunion

Les fonctions de l’animateur :

• Faciliter la dynamique du groupe : les phénomènes affectifs, relationnels
• Réguler les interactions, le cadre, les règles, les méthodes de travail

Ces deux points permettent de stimuler la production, la structuration et le développement des idées.

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Après la réunion

Crédibilité et efficacité des réunions

1. Rédiger le compte rendu de façon neutre
2. Diffuser rapidement le compte rendu
3. Mettre en œuvre les décisions et s’assurer de leur bonne application

Amélioration de la conduite de réunion

1. Faire le bilan :
   • Points à changer
   • Points à améliorer
   • Points à conserver
2. Analyser
   • Préparation
   • Conduite de la réunion
   • Mise en œuvre des décisions
   • Suivi de celles-ci